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10月25日下午，藝術系團委學生科、教務科、各教研室聯合召開會議，審定河套學院藝術系第一屆學生職業技能大賽活動流程。系黨支部書記呂崇東、系主任王雁飛、副主任王春霞、主任助理張靜、辦公室主任徐和平、教務科科長陳楠、學生科科長袁偉、團支部副書記袁霞，以及各教研室主任任李亞明、郝書寶、郭恩哲、劉曉燕等同志出席會議。系黨支部書記呂崇東、系主任王雁飛同志，就活動的組織安排等工作分別作了輔導發言，會議聽取了教務科科長陳楠關于11月6日舉行藝術系第一屆學生職業技能大賽開幕式、各項賽事的聯動流程和閉幕式活動方案的匯報，研究審定了賽事活動流程，明確了以下事項：一是進一步完善活動方案，盡可能細化，建立負責人、直接責任人、工作人員三級管理體系；二是各科室在活動中的責任人和工作人員名單于11月2日前報系教務科匯總，列入各項方案；三是所有的請柬、主席臺站位圖、號碼牌等要有專門的發放表，由學生科制定，并有及時應急措施；四是參與現場指揮的輔導員要實行點對點負責制，相對固定，不能隨便移動；五是辦公室成立協調小組，協調各教研、教學科室的人員及設施配置、以及各項賽事相關事宜。