為切實配合學院做好迎接合格評估的各項準備工作，確保評估與建設工作順利進行并實現預期目標，2019年10月16日下午14：30，科技處召開本科合格評估工作安排與部署會議。會議由丁春蓮處長主持，科技處全體教師參加了此次會議。
會議第一項議程，討論通過《河套學院本科生參與科研項目管理暫行辦法》。為鼓勵規范我院本科生參加科研工作，有效培養學生的創新精神和實踐能力，提升科研在學生成長和學院建設中的重要地位，進一步深化教學改革，強化素質教育，根據國家、自治區、巴彥淖爾市和學院科研管理的有關規定，結合我院實際情況，特制定本辦法。
會議第二議程，討論《科技處檔案編目表》，為了及時、準確、系統、完善科技處檔案管理工作，經咨詢學院檔案室后，結合科技處工作實際，制定了本表。經大家討論通過，整理我院科研檔案的主要原則如下：
1.編碼原則:映射科室職責，文字材料與實物對應，依據時間、類型、重要程度等分類匯總;檔案整理人需要 填寫“文檔排列規則”欄(第四列)，事先規定所整理檔案的排列規則。
2.原則上 10 大類文檔分在不同的文件柜存放，每個文件盒最多存放 30 份文件。 文件編碼舉例:“
3.2.1.8.6”表示“3.項目管理-2.立項-1.立項匯總”類第 8 號文件盒第 6 號文件。
